Pengembangan sistem informasi dengan menggunakan pendekatan insourcing dan outsourcing di perusahaan

13/01/2015 in Sistem Informasi



oleh:
Gibranius Berutu
gibranius51e@mma.ipb.ac.id; g.berutu@gmail.com
Program Pasca Sarjana Manajemen dan Bisnis-Institut Pertanian Bogor

 

ABSTRAK: Sistem informasi (SI) memegang peranan penting dalam mendukung berjalannya fungsi-fungsi bisnis perusahaan untuk mencapai visi dan misinya, di mana SI yang dikembangkan dengan basis teknologi informasi (TI) bukanlah hal yang baru bagi perusahaan seluruh di dunia bahkan telah menjadi kebutuhan. Opsi resource yang dapat dipilih untuk membangun SI adalah dari sumber internal (insourcing) atau dari luar (outsourcing). Makalah ini akan menguraikan pengembangan sistem informasi dan isu-isu yang muncul dari penggunaan insourcing dan outsourcing TI dalam suatu perusahaan. Metode yang digunakan adalah analisis deskriptif. Hasil studi mengungkapkan outcome yang mendatangkan nilai bagi perusahaan lahir dari studi yang cermat, yang mendasari keputusan pemilihan “source”, meliputi aspek benefit dan manajemen risiko. Meski TI bukan kompetensi inti perusahaan, sumberdaya TI internal perlu dimiliki perusahan karena selain menjembatani kebutuhan internal dengan vendor, dukungan TI internal akan menaikkan posisi tawar perusahaan.

Kata kunci: insourcing, outsourcing, pengembangan sistem, sistem informasi, teknologi informasi


PENDAHULUAN

1.1. Latar belakang

Sistem informasi (SI) merupakan bagian penting dari kegiatan operasional perusahaan, perencanaan strategis, dan sering kali mempunyai peran vital terhadap keunggulan kompetitif usaha (Klaus et al. 2000 dalam Agrawal et.al 2009). Perusahaan-perusahaan di dunia telah mengembangkan SI berbasis teknologi informasi (TI) untuk mendukung fungsi operasional dan fungsi manajerialnya. Tidak semua perusahaan memiliki kompetensi dan resource yang cukup untuk mengembangkan SI tersebut terkait core competency-nya yang berada di luar diranah TI. Selain pertimbangan tersebut, keputusan manajemen perusahaan terkait penggunaan source TI—apakah di-outsource-kan atau insource, dipengaruhi pula oleh pertimbangan efisiensi proses dan biaya, “best practices” vendor di tempat lain, risiko potensial, investasi serta arah perkembangan organisasi (IT-enabled organizational capabilities atau IEOC).

1.2. Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk memperoleh gambaran komprehensif mengenai pengembangan SI berbasis TI, khususnya terkait dengan sumber kontribusi resource-nya. Isu-isu yang muncul dari pendekatan pengembangan sistem menggunakan vendor eksternal (outsourcing) atau pendayagunaan sumber daya internal (insourcing) juga akan digali sehubungan dengan penciptaan nilai dan pencapaian tujuan suatu oraganisasi atau perusahaan.

1.3. Batasan Masalah

Tulisan ini dibatasi pada pengembangan sistem informasi dalam lingkup perusahaan yang menggunakan pendekatan insourcing dan outsourcing TI.

1.4. Kerangka Metode

Untuk memperoleh gambaran komprehensif mengenai pengembangan SI berbasis TI, khususnya terkait dengan sumber kontribusi resource-nya, pemakalah menggunakan metode analisis deskriptif menggunakan data-data sekunder hasil observasi peneliti lain.

1.5. Kerangka Teoritis

a. Teknologi informasi

O’Brien & Marakas (2007) menyatakan empat hal yang menjelaskan teknologi informasi, yaitu perangkat keras komputer, perangkat lunak komputer, manajemen data resource serta telekomunikasi dan jaringan. Perangkat keras atau hardware merupakan semua komponen komputer dan peripheral-nya yang membantu user untuk menginput data, memperoleh output dan menyimpan data. Perangkat lunak atau software adalah istilah umum untuk menyebut berbagai macam program yang digunakan untuk mengoperasikan dan memanipulasi komputer beserta perangkat peripheral-nya (O’Brien & Marakas, 2007 hlm. 130). Ada banyak sekali software komputer yang secara umum dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu (1) Application Software yang mengerjakan pemrosesan informasi bagi end-user, dan (2) System Software yang mendukung pengoperasian sistem komputer dan jaringan. Diagram skematis pengelompokan software dapat dilihat dalam Gambar 1-1.

Gambar 1-1 Skema pengelompokan software komputer (sumber: O’Brien & Marakas, 2007, hlm. 133)

Perspektif TI yang ketiga, yaitu manajemen data resource dalam organisasi menggunakan komputer. Database adalah suatu kumpulan besar data yang berelasi satu sama lain (interrelated) yang disimpan dalam perangkat komputer (Rigaux, Scholl, & Voisard, 2002). Kumpulan data tersebut menggambarkan aktifitas suatu organisasi. Hal keempat yang menjelaskan TI adalah inter-networking yang terdiri dari aspek telekomunikasi dan jaringan. Basis jaringan telekomunikasi sendiri terbagi menjadi tiga, yaitu intranet, ekstranet dan Internet yang dibedakan berdasarkan lingkup aksesibilitasnya.

b. Sistem informasi

Menurut O’Brien & Marakas, (2007) sebuah sistem informasi adalah suatu kombinasi terorganisir dari kumpulan orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, data resources, peraturan-peraturan dan prosedur-prosedur yang menyimpan, memanggil, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam suatu organisasi. Sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi sehingga informasi tersebut dapat digunakan oleh user dalam proses bisnis dan operasional, dalam pembuatan keputusan dan dalam penyusunan strategi keunggulan kompetitif. Aktifitas utama SI adalah pemasukan data, pengolahan, penyimpanan, produksi dan pengendalian.

Gambar 1 2. Klasifikasi konseptual dari fungsi-fungsi operasional dan fungsi manajerial dalam suatu SI (sumber:  O’Brien & Marakas, 2007, hlm. 13)

Gambar 1-2. Klasifikasi konseptual dari fungsi-fungsi operasional dan fungsi manajerial dalam suatu SI (sumber: O’Brien & Marakas, 2007, hlm. 13)

SI berperan dalam pemrosesan data dalam aktivitas suatu organisasi. Jika merujuk skema yang diusulkan O’Brien & Marakas (2007) dalam Gambar 1-2, SI mendukung berjalannya fungsi Operasional seperti,

  1. Sistem pemrosesan transaksi (transaction processing systems), misalnya: pencatatan dan pemrosesan data yang dihasilkan dari kegiatan transaksi bisnis secara real-time;
  2. Sistem pengendalian proses (process control systems), yaitu monitoring dan pengendalian proses fisik, sebagai contoh badan usaha yang bergerak dalam jasa layanan jalan tol yang menggunakan serangkaian sensor elektronik terpadu yang terhubung dengan modul komputer untuk memverifikasi ketepatan proses transaksi tol,
  3. Sistem kolaborasi unit kerja perusahaan (enterprise collaboration systems), yaitu berperan dalam peningkatan komunikasi dan produktifitas unit kerja menggunakan office automated systems seperti penggunaan e-mail untuk mengirim pesan dan dokumen elektronik dan videoconference untuk menggelar rapat virtual.

Selain fungsi operasional, SI berperan penting dalam mendukung berjalannya fungsi Manajerial, yang terdiri atas:

  1. Sistem informasi manajemen (management information systems), yaitu membantu penyediaan informasi dalam bentuk laporan misalnya hasil analisis data penjualan harian yang dapat diakses seorang manajer melalui basis jaringan intranet yang kemudian di evaluasi dan dilaporkan;
  2. Sistem pendukung pengambilan keputusan (decision support systems), yaitu dukungan fitur dari aplikasi yang membantu manajer dalam proses tersebut. Misalnya seorang manajer pelayanan transaksi tol dalam bisnis jalan tol menggunakan sistem pendukung pengambilan keputusan untuk memutuskan peningkatan implementasi teknologi e-toll card berdasarkan data pertumbuhan transaksi cashless dan rencana efisiensi beban operasional perusahaan; dan
  3. Sistem informasi eksekutif (executive information systems), yaitu penyediaan highlight informasi strategis pada key area mencakup seluruh aspek dan sumber daya perusahaan yang disajikan untuk jajaran eksekutif dan manajer.

Ada beberapa fungsi lain yang juga bisa di-support oleh SI selain fungsi operasional dan fungsi manajerial yang telah disinggung di atas. Beberapa di antaranya adalah sistem kepakaran (expert systems), sistem manajemen pengetahuan (knowledge management systems), sistem informasi strategis (strategic information systems) dan sistem fungsional bisnis (functional business systems, misal: akuntansi, keuangan, SDM, dsb). Pada praktiknya, suatu sistem informasi merupakan integrasi beberapa fungsi (cross-functional informational systems) yang dibangun dan dikembangkan sesuai kebutuhan organisasi.

c. Sumber Daya TI: Outsourcing dan Insourcing

Ousourcing atau alih daya adalah pendelegasian tugas dan wewenang kepada pihak lain yang dilakukan berdasarkan kesepakatan kontraktual (Chorafas, 2003), sedangkan dalam terminologi insourcing pendelegasian tugas diterima unit kerja internal dengan lingkup tugas tersebut. Loh dan Venkatraman (1992) dalam QU (2008) menjelaskan outsourcing TI sebagai kontribusi signifikan dari vendor eksternal dalam bentuk sumber daya fisik dan/atau manusia yang terkait dengan sebagian kecil atau seluruh komponen infrastruktur TI dalam suatu organisasi. Chorafas (2003) menjelaskan lima strategi outsourcing dan insourcing sebagaimana ditunjukkan Gambar 1-3.

Gambar 1 3. Strategi outsourcing dan insourcing (Sumber: Chorafas, 2003 hlm. 7)

Gambar 1-3. Strategi outsourcing dan insourcing
(Sumber: Chorafas, 2003 hlm. 7)

Dalam skema strategi insourcing (internal utility) perusahaan akan membentuk divisi atau unit bisnis yang berperan sebagai insourcer untuk mengadakan layanan yang diperlukan, misalnya layanan TI. Skema ini akan memberikan efek yang menguatkan posisi tawar perusahaan. Skema joint venture, Business service provider (BSP) dan Business process operations (BPO) merupakan skema peralihan menuju outsourcing. Alih daya oleh pihak ketiga dalam Gambar 1-3 disebut sebagai Application service provider (ASP). Vendor eksternal ini akan menerima pendelegasian tugas dan wewenang suatu aktivitas spesifik dalam proses bisnis yang berlangsung dalam sebuah perusahaan. Skema-skema tersebut dipilih dengan berbagai pertimbangan, salah satunya adalah efektifitas biaya maupun kompetensi TI internal yang rendah.

PEMBAHASAN

2.1. Strategi Pengembangan Bisnis

Era globalisasi meningkatkan porsi TI yang cukup dominan dalam kehidupan dibanyak negara (Chorafas, 2003). Untuk membantu perusahaan menjawab tantangan dan menangkap peluang dalam lingkungan bisnis dewasa ini, perusahaan merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan strategi bisnis yang mendayagunakan teknologi informasi. Proses tersebut berangkat dari visi organisasi untuk menciptakan nilai bagi perusahaan dan konsumen, kemudian dilakukan penyusunan strategi dan model bisnis dengan mendayagunakan TI. Tahapan ini didukung dengan ketersediaan platform teknologi (seperti jaringan, sistem komputer dan software serta aplikasi fungsi-fungsi perusahaan yang terintegrasi), data dan database management system (DBMS) serta source TI itu sendiri (insource atau outsource).

2.2. Pengembangan SI dengan pendekatan Insource dan Outsource

Alih daya fungsi-fungsi TI pada perusahaan Kodak merupakan salah satu yang dicatat sejarah. Eastman Kodak memutuskan untuk mengalihdayakan data center, mikrokomputer, telekomunikasi dan jaringan data kepada layanan jasa dan fasilitas TI dari IBM, Businessland dan DEC, dan sejak saat itu, alih daya atau outsourcing TI mulai populer (Dibbernetal, 2004 dalam QU, 2008). Kontribusi dari vendor eksternal dalam bentuk sumber daya fisik dan/atau manusia pada komponen infrastruktur TI umumnya dilakukan pada fungsi layanan data processing, layanan komunikasi dan jaringan, layanan manajemen fasilitas, layanan pengembangan aplikasi atau sistem, dsb (Cullen et. al, 2005 dalam QU, 2008). Kerja sama alih daya TI antara user dan vendor tersebut didasari perjanjian kontraktual.

a. Insource dan Outsource sebagai strategi

Keputusan manajer untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan berbasis TI dengan insourcing atau outsourcing harus selalu didasari studi yang cermat untuk mencapai hasil yang positif. Kajian tersebut mencakup analisis dari pilihan-pilihan yang dibuat, yaitu peluang-peluang yang bisa diperoleh (misal efisiensi beban operasional, optimisasi biaya, efektifitas sistem kerja, dll) dan juga berbagai risiko yang menjadi isu bilamana keputusan tersebut diimplementasikan. Chorafas (2003) menjelaskan strategi outsourcing menjadi solusi positif bilamana diambil berdasarkan pertimbangan proven skill dari vendor, optimisasi biaya dan menginvestigasi secara menyeluruh kapabilitas unit atau divisi TI internal (insourcer). Hasil negatif akan muncul jika keputusan outsource dibuat tidak berdasarkan studi yang cermat atau hanya ‘ikut-ikutan’ saja.

b. Risiko Outsourcing TI
Skema pengembangan SI baik insourcing maupun outsourcing dipilih karena ada benefit yang ingin diperoleh perusahaan. Dalam skema outsourcing khususnya, keuntungan tersebut akan diikuti dengan risiko-risiko potensial yang mungkin muncul dan berdampak negatif. Bahli & Rivard (2008) mengikhtisarkan eksposur risiko dari kegiatan outsourcing TI yang pernah terjadi dan menjadi bahan penelitian dalam Tabel 2-1.

in and outsourcing issue_7 copy

Perusahaan perlu melakukan assessment risiko atas isu-isu yang berkembang, strategi yang dapat diimplementasikan untuk manajemen risiko adalah menghindari, memindahkan, mitigasi dan menerima risiko. Dalam skema outsourcing TI, salah satu strategi tersebut dapat dituangkan dalam lingkup kontrak yang adil bagi keduabelah pihak.

c. Hasil studi terdahulu dari peneliti lain

Beberapa penelitian telah dilakukan mengetahui dampak outsourcing TI dibandingkan dengan insourcing dan juga menginvestigasi keuntungan-keuntungan apa yang didapatkan oleh perusahaan atas kebijakan outsourcing TI. QU (2008) membuat ikhtisar penelitian-penelitian terdahulu mengenai outsourcing TI yang disajikan dalam Tabel 2-2. Tiga dari empat studi dengan subjek perbandingan dampak in dan outsourcing TI mengevaluasi penghematan biaya sebagai variabel keluarannya, kesimpulan studi tersebut adalah,

  1. efisiensi yang dicapai relatif sama antara perusahaan yang mengelola IS sendiri dibandingkan dengan pengelolaan dengan banatuan vendor eksternal,
  2. keputusan outsourcing yang selektif mempunyai tingkat kesuksesan yang lebih tinggi dari keseluruhan keputusan–baik insourcing maupun outsourcing–yang dibuat dalam semua kasus yang ditinjau,
  3. penghematan biaya dapat dicapai perusahaan melalui skema insourcing, yaitu dengan meniru taktik reduksi biaya yang diterapkan oleh vendor.

tabel 2.2

Studi dengan subjek perbandingan dampak yang lain mengevaluasi rasio keuangan sebagai variabel keluarannya, di mana hasil studi Loh dan Venkatraman (1998) (dalam QU, 2003) menyimpulkan perusahaan dengan struktur biaya yang tinggi dapat meningkatkan nilai pasar dan ROE bilamana mengalihdayakan TI nya kepada vendor eksternal.

Kelompok subjek penelitian yang kedua menginvestigasi keuntungan yang diperoleh dari masing-masing skema pengembangan TI atau SI. Hasil penelitian yang memfokuskan variabel keluarannya pada benefit yang dirasakan adalah sebagai berikut,

  1. perusahaan cenderung akan memperoleh benefit dari skema outsourcing bilamana hanya fungsi-fungsi TI saja yang dialihdayakan dan telah terbangun kerjasama yang baik dengan vendor TI,
  2. perusahaan cenderung akan memperoleh benefit dari skema outsourcing bilamana lingkup kerjasama telah diatur dengan baik dalam kesepakatan kontrak dan adanya kemitraan yang baik,
  3. perusahaan cenderung akan memperoleh benefit dari skema outsourcing bilamana pihak pengguna dan vendor TI memelihara hubungan kemitraan yang berkualitas,
  4. perusahaan cenderung akan memperoleh benefit dari skema outsourcing bilamana ada konsistensi pola atas lingkup pekerjaan, jenis kontrak dan durasi kontrak.

Sedangkan hasil penelitian dengan subjek yang sama namun memfokuskan variabel keluarannya pada level kepuasan pengguna jasa oursourcing TI menyimpulkan bahwa perusahaan pengguna jasa sebagai klien dari vendor cenderung akan merasa puas dengan skema outsourcing bilamana,

  1. vendor TI memenuhi kewajiban kontrak psikologis
  2. klien memperoleh keuntungan dari spesialisasi, disiplin pasar, dan fleksibilitas yang melekat pada skema outsourcing TI daripada hanya mengejar penghematan biaya.

d. Framework pengambilan keputusan pemilihan “sourcing” dalam pengembangan SI

Setelah didapatkan gambaran mengenai sourcing IT sebagai strategi perusahaan, mengenali risiko pengembangan TI dengan skema outsourcing dan juga dampak serta benefit outsourcing TI dibandingkan dengan insourcing, maka Tabel 2-3 yang diusulkan oleh King (2008) akan melengkapi studi proses pengembangan SI dengan pendekatan source-nya. Tabel 2-3 memberikan framework dalam proses pengambilan keputusan pemilihan “source” dalam pengembangan sistem informasi.

tabel 2

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Sistem informasi (SI) berbasis TI meningkatkan keunggulan kompetitif suatu perusahaan karena fungsi operasional dan fungsi manajerial di dalamnya dapat bergerak lebih lincah merespon lingkungan persaingan global yang dinamis. Dalam pengembanganya SI dapat dibangun dengan pendekatan insource dan outsource. Pemilihan “source” merupakan suatu strategi yang diputuskan melalui kajian yang cermat atas alternatif pilihan yang ditawarkan, baik aspek benefit bagi perusahaan maupun aspek manajemen risiko, sehingga nantinya diperoleh outcome yang sesuai. King (2008) mengungkapkan dasar pertimbangan pemilihan “source” dalam mengembangkan SI. Skema outsource menjadi pertimbangan bilama aktivitas SI bukan merupakan kompetensi inti (saat ini atau nanti, terkait potensi pengembangan usaha) atau bukan faktor penentu kesuksesan bisnis perusahaan. Sebaliknya, skema insource menjadi pilihan bilamana aktivitas SI adalah kompetensi inti dan faktor penentu kesuksesan perusahaan. Selain menaruh perhatian pada isu-isu potensial dalam pemilihan source, hal yang kritikal khususnya dalam skema outsource adalah kontrak sebagai dasar legal kerjasama pengguna jasa dan vendor TI. Desain kontrak yang baik akan membawa pada pencapaian keluaran yang tepat sehingga memberikan nilai bagi organisasi atau perusahaan.

3.2. Saran

Meskipun TI bukan kompetensi inti dalam aktivitas bisnis suatu perusahaan, sumberdaya manusia internal dengan kompetensi TI yang baik perlu disiapkan oleh perusahaan. Pada pendekatan outsourcing, system analyst yang ditugaskan vendor perlu juga didampingi oleh karyawan dengan kompetensi TI dari internal perusahaan. Selain itu, perhatian khusus perlu diberikan dalam penyusunan kontrak dalam skema outsourcing, untuk menjamin kerjasama yang adil dan tercapainya keluaran yang sesuai. Perusahaan juga tidak salah jika membangun dan memperkuat divisi TI-nya (internal) sesuai arah dan tujuan perusahaan, karena hal tersebut akan memperkuat posisi tawar perusahaan.


Daftar Pustaka

Agrawal, Aditya; Finnie, Gavin; Krishnan, Padmanabhan;. (2009). ORE: A Framework to Measure Organizational Risk During Information Systems Evolution. (C. Barry, K. Conboy, M. Lang, G. Wojtkowski, & W. Wojtkowski, Eds.) Information Systems Development: Challenges in Practice, Theory and Education, 2, 675-686. New York: Springer

Bahli, B., & Rivard, S. (2008). Information Technology Outsourcing Risk: A Resource-Based Perspective. (S. Rivard, & B. Aubert, Eds.) Information Technology Outsourcing, 119-134. New York: M.E. Sharpe, Inc.

Chorafas, D. (2003). Outsourcing, Insourcing and IT for Enterprise Management. New York: Palgrave Macmillan.

King, W. (2008). A Methodology for IT Sourcing Decisions. (S. Rivard, & B. A. Aubert, Eds.) Information Technology Outsourcing, 67-82. New York: M.E. Sharpe, Inc.

O’Brien, J., & Marakas, G. (2007). Management Information Systems (10 ed.). New York: McGraw-Hill/Irwin.

QU, W. G. (2008, November). Three Essays on Information Technology Sourcing: A Multi-level Perspective. Disertasi Doctor of Philosophy McGin University. Ottawa, Canada: Library and Archives Canada.

Rigaux, P., Scholl, M., & Voisard, A. (2002). Spatial Databases with Application to GIS. San Francisco: Morgan Kaufmann.

Seminar, K. B. (2014). Internetworking. Bahan Kuliah Sistem Informasi Manajemen. Bogor: MB-IPB (Presentasi tidak diterbitkan).

Skip to toolbar