You are browsing the archive for TUGAS TUGAS KULIAH.

Profile photo of arif51e

by arif51e

25 Kata Inspiratif CEO Exchange Episode #506

16/04/2015 in TUGAS TUGAS KULIAH

We don’t put American flag on our product. We’ve really positioned our brand as a global brand but they are relevant to the local consumer.

Quote : “Wlliam Lauder CEO of Estee Lauder on CEO Exchange #506”william_lauder

Profile photo of arif51e

by arif51e

Kesan Pertama Kuliah Manajemen Pemasaran

19/03/2015 in TUGAS TUGAS KULIAH

Kesan Pertama Kuliah Manajemen Pemasaran dengan Prof. Ujang

 Prof. Dr. Ir. Ujang Sumarwan, M.Sc Prof. Dr. Ir, Ujang Sumarwan M.Sc

 

Membaca gelarnya saja sudah bertanya-tanya….kira-kira seperti apa ya orangnya?Apakah seperti pak Kirbrandoko yang mampu membuat suasana perkuliahan jadi segar dengan joke-joke nya yang segar?

Setelah mengikuti perkuliahan perdana, ternyata Prof. Ujang ini merupakan tipikal Dosen yang eksis di media sosial dan mengajak para mahasiswanya untuk eksis juga dimedia sosial. Akhirnya saya memahami bahwa eksis di media sosial adalah bagian dari stategi marketing. Jadi kesimpulannya, narsis menjadi hal yang wajib bagi para marketers hehehe.

Mata kuliah ini membangkitkan jiwa wirausaha dalam diri saya. Saya mulai menggali kembali potensi wirausaha yang saya miliki. Saya mempunyai hobi beternak ikan hias, apabila sebelumnya ikan-ikan tersebut saya bagikan begitu saja ke sesama penghobi ikan hias, mulai saat itu saya bertekad untuk mengembangkan hobi tersebut menjadi lading bisnis saya.

Semakin mendengarkan penjelasan kuliah perdana pada malam itu, membuat saya semakin sadar bahwa banyak hal yang masih harus saya pelajari tentang pemasaran, terutama yang paling saya suka materi tentang strategi pemasaran dan promosi. Kesimpulannya, “berjualan itu membutuhkan strategi!!!”

Terimakasih buat pak Kir dan pak Ujang yang membuat saya jadi bersemangat  dan ingin rasanya untuk melepas status karyawan menjadi bos di perusahaan sendiri. doakan ya pak 🙂

 

Profile photo of arif51e

by arif51e

TUGAS SIM: KONVERSI SISTEM INFORMASI

10/01/2015 in TUGAS TUGAS KULIAH

Dosen Pengajar: Dr. Ir.Arif Imam Santoso, M.Sc

 

A.    Pengertian Konversi Sistem Informasi
Konversi Sistem Informasi merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak terbungkus (canned) yang akan berjalan pada komputernya yang baru, maka konversi akan relatif lebih mudah. Jika konversi memanfaatkan perangkat lunak terkustomisasi baru, database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak kendali baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedurnya, maka konversi menjadi agak sulit dan menantang. Kegagalan pada konversi sistem pada umumnya terjadi karena:
1.    Sistem yang dikembangkan tidak atau kurang sesuai dengan keinginan user, karena proses investigasi, analisa design sistem yang dikembangkan kurang tajam.
2.    Adanya perilaku yang cenderung menolak atau sulit menerima setiap perubahan dalam organisasi perusahaan, khususnya yang sistem informasi baru yang memerlukan peningkatan pengetahun dan keterampilan.
3.    Adanya kekhawatiran dari karyawan perusahaan apabila sistem informasi baru (komputerisasi) diimplementasikan akan terjadi ‘lay-off’ karyawan perusahaan. (pengurangan pegawai)..
4.    Tidak dibarengi dengan ‘business re-engineering process’, sehingga sistem komputerisasi kurang memberikan dampak effisiensi dan efektivitas yang maksimal bagi perusahaan.
5.    Perencanaan aktivitas implementasi tidak dipersiapkan secara comprehensive dan integrated yang meliputi aktivitas :
•    Hardware, software and services acquisition
•    Software development or modification
•    End user training
•    System documentation & Conversion methode : pilot project, paralllel cut-over, phase-in cut over, direct cut over (plunge).
B.    Cara-cara Yang Dapat Dilakukan Untuk Menghindari Kegagalan dalam Konversi  Sistem Informasi:
1.    Melihat visi saat pembangunan dengan mengoptimalkan peranti yang sudah dikembangkan. Sehingga aplikasi yang ada dapat menyesuaikan dengan aplikasi sebelumnya dan menunjang kegiatan yang ditetapkan dalam visi pengembangannya.
2.    Adanya kerjasama antara orang yang mengoperasian sistem dengan pengembang sistem, sehingga perubahan yang terjadi mampu diketahui sehingga tidak menimbulkan masalah baru.
3.    Jangan sampai perancangan sistem yang baru dapat menimbulkan rasa takut di pihak pegawai maupun manajerakan kegagalan proyek pengembangan dan pengoperasian.
4.    Melakukan sosialisasi akan cara yang baru yang dapat dilakukan oleh manajemen puncak pada tahap awal maupun tahap penerapan
5.    Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Sehingga tidak ada rasa saling menyalahkan dan saling mencurigai yang dapat membuang waktu dalam pengembangan sistem baru yang lebih baik
6.    Menyelaraskan harapan akan kebutuhan pegawai sebagai penguna dengan tujuan perusahaan. Dan membuat kenyaman penguna diluar perusahaan sehingga menciptakan pandangan yang positif terhadap sistem yang baru dikembangkan

C.    Metode Konversi Sistem Informasi
Ada empat metode Konversi Sistem Informasi, yaitu :
1.    Konversi Langsung (Direct Conversion)
Konversi jenis ini dilakukan langsung dengan cara menghentikan sistem lama digantikannya dengan sistem baru. Resiko yang besar timbul dengan cara ini, akan tetapi memakai biaya murah. Konversi Iangsung merupakan pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang juga disebut pendekatan cold turkey. Dengan sistem ini apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama.
Pendekatan atau cara konversi ini akan bermanfaat apabila :
•    Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain
•    Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai
•    Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya
•    Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.
Kelebihan metode ini : relatif murah.
Kelemahan metode ini : bisa menimbulkan risiko kegagalan yang tinggi. Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan yang dibahas sebelumnya akan mengambil peran yang sangat penting.
2.    Konversi Paralel (Parallel Conversion)
Konversi ini menerapkan dimana sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah pada masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, sehingga sistem lama segera dihentikan. Cara pengunaan sistem ini adalah pendekatan yang paling aman, tetapi paling mahal, karena adanya kegiatan menjalankan dua sistem sekaligus.
Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa periode waktu. La kebalikan dari konversi langsung. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing sistem tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.
Kelebihan metode ini: dapat memberikan derajad proteksi yang tinggi terhadap organisasi dari kegagalan sistem baru.
Kelemahan metode ini: besarnya biaya untuk pemakaian dua fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut. Ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai untuk mengetahui kinerja sistem tersebut. Mereka harus menentukan tanggal atau waktu penerimaan dalam tempo yang wajar dan memutus sistem lama.
3.    Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)
Konversi ini dengan cara menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Apabila ada sesuatu terjadi, bagian yang baru diterapkan dapat diganti kembali dengan yang sistem lama. Masalah dalam modul-modul baru terjadi dapat dipasangkan lagi untuk mengganti modul modul lama yang lain. Pendekatan dalam sistem ini dapat membuat sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung.
Pada metode konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara bertahap dan sedikit-sedikit mengganti yang lama sehingga menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang cukup bagi pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus disegmentasi. Aktivitas pengumpulan data baru diimplementasikan, dan mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Interface ini memungkinkan sistem lama beroperasi dengan data input baru. Kemudian aktivitas-aktivitas akses database baru, penyimpanan, dan pemanggilan diimplementasikan. Sekali lagi, mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Segmen lain dari sistem baru tersebut di-instal sampai keseluruhan sistem diimplementasikan.
Kelebihan metode ini: mampu memberikan waktu untuk terjadinya perubahan dalam organisasi tertentu sehingga keceatan dapat diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang lebih panjang.
Kelemahan metode ini: memerlukan biaya untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, dengan daya terapnya terbatas, dan dapat menimbulkan adanya kemunduran semangat di organisasi, karena adanya rasa tidak dapat menyelesaikan sistem.
4.    Konversi Pilot (Pilot Conversion)
Metode ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu untuk menjadi pelopor. Jika cara konversi ini berhasil, maka akan diberlakukan pada tempat-tempat yang lain. Cara ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dimana hanya sebagian dari organisasi yang mencoba mengembangkan sistem baru. Beda antara metode phase-in yang mensegmentasi sistem, metode pilot mensegmentasi organisasi.
Metode konversi ini lebih sedikit berisiko dibandingkan dengan metode langsung, dan lebih murah dibandingkan dengan metode paralel. Segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh ditakukan. Apabila sistem baru melibatkan prosedur baru dan perubahan yang drastis dalam hal perangkat lunaknya, metode pilot ini akan lebih cocok digunakan.
Selain berfungsi sebagai tempat pengujian (test site), sistem pilot juga digunakan untuk melatih pemakai seluruh organisasi dalam menghadapi lingkungan “live” (hidup atau sebenarnya) sebelum sistem tersebut diimplementasikan di lokasi mereka sendiri.

D.    Melakukan Konversi File Data
Keberhasilan konversi sistem informasi sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. Dalam melakukan Konversi Sistem Informasi, existing file data setidaknya harus turut dikonversi dalam 3 aspek berikut:
•    Format File tersebut
•    Isi File tersebut
•    Media penyimpanan dimana file ditempatkan
Dalam pelaksanaan konversi suatu sistem informasi, terdapat kemungkinan beberapa file diharuskan melakukan 3 aspek konversi file tersebut secara serentak.
Ada dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan konversi file :
1.    Konversi File Total:
Metode Konversi File Total ini dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi sistem informasi. Dalam metode konversi File Total, jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa dibaca komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format lama ke format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis.
Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item-item data (misalnya, file-file relasional). Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa digunakan setelah konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi :
•    File Master, Ini adalah file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem.
•    File Transaksi, File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub-sistem individual di dalam sistem informasi. Akibatnya, is harus dicek secara seksama selama pengujian sistem informasi.
•    File Indeks, File ini berisi kunci atau alamat yang menghubungkan berbagai file master. File indeks baru harus diciptakan kapan saja file master yang berhubungan dengannya mengalami konversi.
•    File Tabel, File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi selama konversi sistem. File tabel bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak.
•    File Backup, Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh karenanya, ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file backup harus diciptakan.

2.    Konversi File Gradual (sedikit demi sedikit):
Metode Konversi File Gradual ini dapat digunakan bersama dengan  metode konversi sistem informasi Parallel dan Phase-in. Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah dikonversi. Metode ini bekerja dengan cara berikut :
•    Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.
•    Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika record tersebut telah siap dikonversi, berarti peng-update-an record telah selesai.
•    Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di update.
•    Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai pada file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru

Daftar Pustaka
O’Brien. J. 2008. Management Infornation Systems; International Edition. Mc Graw Hill. New York.
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Penerbit Andi. Yogyakarta

Profile photo of arif51e

by arif51e

TUGAS SIM: PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI SECARA INSOURCHING DAN OUTSOURCHING

10/01/2015 in TUGAS TUGAS KULIAH

Dosen Pengajar: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc

I.    Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan sistem merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.
A.    Tim Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem tentunya harus didukung oleh personal-personal yang kompeten di bidangnya. Suatu Tim biasanya terdiri dari :
1.    Manajer Analis Sistem
2.    Ketua Analis Sistem
3.    Analis Sistem Senior
4.    Analis Sistem Junior
5.    Pemrogram Aplikasi Senior
6.    Pemrogram Aplikasi Junior
Jumlah personil Tim di atas diperlukan apabila sistem yang akan dikembangkan cukup besar. Apabila sistem yang akan dikembangkan kecil, maka personilnya dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan.
B.    Perlunya Pengembangan Sistem
Sistem lama yang perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal :
1.    Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :
a)    Ketidakberesan sistem yang lama yang menyebabkan sistem tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
b)    Pertumbuhan organisasi yang berdampak terhadap kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
2.    Untuk meraih kesempatan-kesempatan
Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan kesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.
3.    Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah.

C.    Indikator Diperlukannya Pengembangan Sistem
1.    Keluhan pelanggan
2.    Pengiriman barang yang sering tertunda
3.    Pembayaran gaji yang terlambat
4.    Laporan yang tidak tepat waktu
5.    Isi laporan yang sering salah
6.    Tanggung jawab yang tidak jelas
7.    Waktu kerja yang berlebihan
8.    Ketidakberesan kas
9.    Produktivitas tenaga kerja yang rendah
10.    Banyaknya pekerja yang menganggur
11.    Kegiatan yang tumpang tindih
12.    Tanggapan yang lambat terhadap pelanggan
13.    Kehilangan kesempatan kompetisi pasar
14.    Persediaan barang yang terlalu tinggi
15.    Pemesanan kembali barang yang tidak efisien
16.    Biaya operasi yang tinggi
17.    File-file yang kurang teratur
18.    Keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran
19.    Tertundanya pengiriman karena kurang persediaan
20.    Investasi yang tidak efisien
21.    Peramalan penjualan dan produksi tidak tepat
22.    Kapasitas produksi yang menganggur
23.    Pekerjaan manajer yang terlalu teknis

D.    Dengan adanya sistem baru diharapkan terjadi peningkatan dalam hal :
1.    Kinerja, yang dapat diukur dari throughput dan respon time.
Throughput : jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada suatu saat tertentu
Respon time : Rata-rata waktu tertunda di antara dua transaksi.
2.    Kualitas informasi yang disajikan
3.    Keuntungan (penurunan biaya). Berhubungan dengan jumlah
4.    sumber daya yang digunakan
5.    Kontrol (pengendalian)
6.    Efisiensi
7.    Pelayanan

E.    Prinsip Pengembangan Sistem
Prinsip-prinsip pengembangan sistem, adalah :
1.    Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
2.    Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar, maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini :
a)    Semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan
b)    Investasi yang terbaik harus bernilai
3.    Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
4.    Tahapan kerja dan tugas-tugas yang baru dilakukan dalam proses pengembangan sistem
5.    Proses pengembangan sistem tidak harus urut.
6.    Jangan takut membatalkan proyek.
7.    Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.

F.    Siklus Hidup Pengembangan Sistem.
Bila dalam operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul permasalahan-permasalahan yang tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke proses yang pertama. Siklus ini disebut dengan Siklus Hidup suatu Sistem. Siklus Hidup Pengembangan Sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai sistem informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi.
Siklus hidup pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas enam fase, yaitu :
1.    Fase Perencanaan Sistem
Dalam fase perencanaan sistem :
a)    Dibentuk suatu struktur kerja strategis yang luas dan pandangan sistem informasi baru yang jelas yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi.
b)    Proyek sistem dievaluasi dan dipisahkan berdasarkan prioritasnya. Proyek dengan prioritas tertinggi akan dipilih untuk pengembangan.
c)    Sumber daya baru direncanakan untuk, dan dana disediakan untuk mendukung pengembangan sistem.

Selama fase perencanaan sistem, dipertimbangkan :
a)    Faktor-faktor kelayakan (feasibility factors) yang berkaitan dengan kemungkinan berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan dan digunakan. Suatu sistem yang diusulkan harus layak, yaitu sistem ini harus memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut :
•    Kelayakan teknis. Kelayakan teknis untuk melihat apakah sistem yang diusulkan dapat dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan teknologi yang ada atau apakah teknologi yang baru dibutuhkan.
•    Kelayakan ekonomis. Kelayakan ekonomis untuk melihat apakah dana yang tersedia cukup untuk mendukung estimasi biaya untuk sistem yang diusulkan.
•    Diferensiasi
•    Kelayakan legal. Kelayakan legal untuk melihat apakah ada konflik antara sistem yang sedang dipertimbangkan dengan kemampuan perusahaan untuk melaksanakan kewajibannya secara legal.
•    Kelayakan operasional. Kelayakan operasional untuk melihat apakah prosedur dan keahlian pegawai yang ada cukup untuk mengoperasikan sistem yang diusulkan atau apakah diperlukan penambahan/pengurangan prosedur dan keahlian.
•    Kelayakan rencana. Kelayakan rencana berarti bahwa sistem yang diusulkan harus telah beroperasi dalam waktu yang telah ditetapkan.

b)    Faktor-faktor strategis (strategic factors) yang berkaitan dengan pendukung sistem informasi dari sasaran bisnis dipertimbangkan untuk setiap proyek yang diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untuk menentukan proyek sistem mana yang akan menerima prioritas yang tertinggi. Antara lain:
•    Produktivitas mengukur jumlah output yang dihasilkan oleh input yang tersedia. Tujuan produktivitas adalah mengurangi atau menghilangkan biaya tambahan yang tidak berarti. Produktivitas ini dapat diukur dengan rasio antara biaya yang dikeluarkan dengan jumlah unit yang dihasilkan.
•     Diferensiasi mengukur bagaimana suatu perusahaan dapat menawarkan produk atau pelayanan yang sangat berbeda dengan produk dan pelayanan dari saingannya. Diferensiasi dapat dicapai dengan meningkatkan kualitas, variasi, penanganan khusus, pelayanan yang lebih cepat, dan biaya yang lebih rendah.
•    Manajemen melihat bagaimana sistem informasi menyediakan informasi untuk menolong manajer dalam merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan. Manajemen ini dapat dilihat dengan adanya laporan-laporan tentang efisiensi produktivitas setiap hari

2.    Fase Analisis Sistem
Dalam fase ini :
a)    Dilakukan proses penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan hubungan timbal-balik yang terkait dalam pengembangan sistem; definisi masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kendala-kendala sistem; ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi jadwal untuk solusi yang berpotensi.
b)    Fase analisis sistem adalah fase profesional sistem melakukan kegiatan analisis sistem.
c)    Laporan yang dihasilkan menyediakan suatu landasan untuk membentuk suatu tim proyek sistem dan memulai fase analisis sistem.
d)    Tim proyek sistem memperoleh pengertian yang lebih jelas tentang alasan untuk mengembangkan suatu sistem baru.
e)    Ruang lingkup analisis sistem ditentukan pada fase ini. Profesional sistem mewawancarai calon pemakai dan bekerja dengan pemakai yang bersangkutan untuk mencari penyelesaian masalah dan menentukan kebutuhan pemakai.
f)    Beberapa aspek sistem yang sedang dikembangkan mungkin tidak diketahui secara penuh pada fase ini, jadi asumsi kritis dibuat untuk memungkinkan berlanjutnya siklus hidup pengembangan sistem.
g)    Pada akhir fase analisis sistem, laporan analisis sistem disiapkan. Laporan ini berisi penemuan-penemuan dan rekomendasi. Bila laporan ini disetujui, tim proyek sistem siap untuk memulai fase perancangan sistem secara umum. Bila laporan tidak disetujui, tim proyek sistem harus menjalankan analisis tambahan sampai semua peserta setuju.

3.    Fase perancangan sistem secara umum / konseptual
Arti Perancangan Sistem:
a)    Tahap setelah analisis dari Siklus Hidup Pengembangan Sistem
b)    Pendefinisian dari kebutuhan kebutuhan fungsional
c)    Persiapan untuk rancang bangun implementasi
d)    Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
e)    Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi
f)    Termasuk menyangkut mengkonfirmasikan

Tujuan Perancangan Sistem:
a)    Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem
b)    Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

Sasaran Perancangan Sistem:
a)    Harus berguna, mudah dipahami dan mudah digunakan
b)    Harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan
c)    Harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer
d)    Harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian intern. Dalam fase ini :
•    Dibentuk alternatif-alternatif perancangan konseptual untuk pandangan pemakai. Alternatif ini merupakan perluasan kebutuhan pemakai. Alternatif perancangan konseptual memungkinkan manajer dan pemakai untuk memilih rancangan terbaik yang cocok untuk kebutuhan mereka.
•    Pada fase ini analis sistem mulai merancang proses dengan mengidentifikasikan laporan-laporan dan output yang akan dihasilkan oleh sistem yang diusulkan. Data masing-masing laporan ditentukan. Biasanya, perancang sistem membuat sketsa form atau tampilan yang mereka harapkan bila sistem telah selesai dibentuk. Sketsa ini dilakukan pada kertas atau pada tampilan komputer.
•    Jadi, perancangan sistem secara umum berarti untuk menerangkan secara luas bagaimana setiap komponen perancangan sistem tentang output, input, proses, kendali, database dan teknologi akan dirancang. Perancangan sistem ini juga menerangkan data yang akan dimasukkan, dihitung atau disimpan. Perancang sistem memilih struktur file dan alat penyimpanan seperti disket, pita magnetik, disk magnetik atau bahkan filefile dokumen. Prosedur-prosedur yang ditulis menjelaskan bagaimana data diproses untuk menghasilkan output.

4.    Fase evaluasi dan seleksi sistem
Akhir fase perancangan sistem secara umum menyediakan point utama untuk keputusan investasi. Oleh sebab itu dalam fase evaluasi dan seleksi sistem ini nilai kualitas sistem dan biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek sistem dinilai secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi sistem.
Jika tak satupun altenatif perancangan konseptual yang dihasilkan pada fase perancangan sistem secara umum terbukti dapat dibenarkan, maka semua altenatif akan dibuang. Biasanya, beberapa alternatif harus terbukti dapat dibenarkan, dan salah satunya dengan nilai tertinggi dipilih untuk pekerjaan akhir. Bila satu alternatif perancangan sudah dipilih, maka akan dibuatkan rekomendasi untuk sistem ini dan dibuatkan jadwal untuk perancangan detailnya.
5.    Perancangan sistem secara detail
Fase perancangan sistem secara detail menyediakan spesifikasi untuk perancangan secara konseptual. Pada fase ini semua komponen dirancang dan dijelaskan secara detail.
Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form tertentu dan laporan-laporan yang dicetak. Semua output direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Semua input ditentukan dan format input baik untuk layar dan form-form biasa direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan.
Berdasarkan perancangan output dan input, proses-proses dirancang untuk mengubah input menjadi output. Transaksi-transaksi dicatat dan dimasukkan secara online atau batch. Macam-macam model dikembangkan untuk mengubah data menjadi informasi. Prosedur ditulis untuk membimbing pemakai dan pesonel operasi agar dapat bekerja dengan sistem yang sedang dikembangkan.
Database dirancang untuk menyimpan dan mengakses data. Kendali-kendali yang dibutuhkan untuk melindungi sistem baru dari macam-macam ancaman dan error ditentukan. Pada beberapa proyek sistem, teknologi baru dan berbeda dibutuhkan untuk merancang kemampuan tambahan macam-macam komputer, peralatan dan jaringan telekomunikasi.
Pada akhir fase ini, laporan rancangan sistem secara detail dihasilkan. Laporan ini mungkin berisi beribu-ribu dokumen dengan semua spesifikasi untuk masing-masing rancangan sistem yang terintegrasi menjadi satu kesatuan. Laporan ini dapat juga dijadikan sebagai buku pedoman yang lengkap untuk merancang, membuat kode dan menguji sistem; instalasi peralatan; pelatihan; dan tugas-tugas implementasi lainnya. Meskipun sejumlah orang telah me-review dan menyetujui setiap komponen rancangan sistem, review terhadap rancangan sistem secara detail harus dilakukan kembali secara menyeluruh dan lengkap oleh pemakai sistem dan personel manajemen, sedangkan profesional sistem mungkin tidak terlibat dalam kegiatan ini.
Tujuan dilakukannya review secara menyeluruh ini adalah untuk menemukan error dan kekurangan rancangan sebelum implementasi dimulai. Jika error dan kekurangan atau sesuatu yang hilang ditemukan sebelum implementasi sistem, sumber daya yang bernilai dapat diselamatkan dan kesalahan yang tidak diinginkan terhindari. Setelah semua review secara menyeluruh selesai dilaksanakan, perubahan-perubahan dibuat dan pemakai dan manajer sistem menandatangani laporan perancangan secara detail.
Alat-alat Perancangan Sistem
Alat-alat perancangan menolong profesional sistem untuk membentuk struktur sistem yang akan memenuhi kebutuhan pemakai selama aktivitas analisis. Alat-alat perancangan sistem yang digunakan adalah :
a)    Spesifikasi proses untuk menjelaskan bagaimana data ditransformasikan menjadi informasi, seperti Pseudocode, Structure english, dan Tabelkeputusan.
b)    Hierachy Plus Input, Process, Output (HIPO) untuk merepresentasikan hirarki modul-modul program tidak termasuk dokumentasi interface antar modul.
c)    Structure chart untuk merepresentasikan hirarki modul-modul program termasuk dokumentasi interface antar modul.
d)    Diagram Warnier-Orr (W/O) untuk merepresentasikan struktur program dari gambaran umum sampai detail.
e)    Diagram Jackson untuk merepresentasikan struktur program.
6.    Pengembangan Perangkat Lunak dan Implementasi sistem
Pada fase ini:
a)    Sistem siap untuk dibuat dan diinstalasi.
b)    Sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasi sistem baru.
c)    Laporan implementasi yang dibuat pada fase ini ada dua bagian, yaitu
•    rencana implementasi dalam bentuk Gantt Chart atau Program and Evaluation Review Technique (PERT) Chart dan
•    Penjadwalan proyek dan teknik manajemen. Bagian ini adalah laporan yang menerangkan tugas penting untuk melaksanakan  implementasi sistem, seperti :
–    Pengembangan perangkat lunak
–    Persiapan lokasi peletakkan sistem
–    Instalasi peralatan yang digunakan
–    Pengujian Sistem
–    Pelatihan untuk para pemakai sistem
–    Persiapan dokumentasi

Pendekatan Pengembangan Sistem
Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu Pendekatan Klasik, Pendekatan Terstruktur, Pendekatan Dari Bawah Ke Atas, Pendekatan Dari Atas Ke Bawah.
a)    Pendekatan Klasik
Pendekatan Klasik (classical approach) disebut juga dengan Pendekatan Tradisional (traditional approach) atau Pendekatan Konvensional (conventional approach). Metodologi Pendekatan Klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan pada System Life Cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa pengembangan akan berhasil bila mengikuti tahapan pada System Life Cycle.
Permasalahan-permasalahan yang dapat timbul pada Pendekatan Klasik adalah sebagai berikut :
•    Pengembangan perangkat lunak akan menjadi sulit
Pendekatan klasik kurang memberikan alat-alat dan teknik-teknik di dalam mengembangkan sistem dan sebagai akibatnya proses pengembangan perangkat lunak menjadi tidak terarah dan sulit untuk dikerjakan oleh pemrogram. Lain halnya dengan pendekatan terstruktur yang memberikan alat-alat seperti diagram arus data (data flow diagram), kamus data (data dictionary), tabel keputusan (decision table). diagram IPO, bagan terstruktur (structured chart) dan lain sebagainya yang memungkinkan pengembangan perangkat lunak lebih terarah berdasarkan alat-alat dan teknik-teknik tersebut
•    Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem akan menjadi mahal
Mahalnya biaya perawatan pada pendekatan sistem klasik disebabkan karena dokumentasi  sistem yang dikembangkan kurang lengkap dan kurang terstruktur. Dokumentasi ini merupakan hasil dari alat-alat dan teknik -teknik yang digunakan. Karena pendekatan klasik kurang didukung oleh alat-alat dan teknik-teknik, maka dokumentasi menjadi tidak lengkap dan walaupun ada tetapi strukturnya kurang jelas, sehingga pada waktu pemeliharaan sistem menjadi kesulitan.
•    Kemungkinan kesalahan sistem besar
Pendekatan klasik tidak menyediakan kepada analis sistem cara untuk melakukan pengetesan sistem, sehingga kemungkinan kesalahankesalahan sistem akan menjadi lebih besar.
•    Keberhasilan sistem kurang terjamin
Penekanan dari pendekatan klasik adalah kerja dari personil-personil pengembang sistem, bukan pada pemakai sistem, padahal sekarang sudah disadari bahwa dukungan dan pemahaman dari pemakai sistem terhadap sistem yang sedang dikembangkan merupakan hal yang vital untuk keberhasilan proyek pengembangan sistem pada akhirnya. Mulai awal tahun 1970 muncul suatu pendekatan baru disebut dengan Pendekatan Terstruktur. Pendekatan ini pada dasarnya mencoba menyediakan kepada analis sistem dengan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap mengikuti ide dari system life cycle.
b)    Pendekatan terstruktur (Structured Approach)
Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknikteknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Beberapa metodologi pengembangan sistem yang terstruktur telah banyak yang diperkenalkan baik dalam buku-buku, maupun oleh perusahaan-perusahaan konsultan pengembang sistem.
Metodologi ini memperkenalkan penggunaan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem yang terstruktur. Konsep pengembangan sistem terstruktur bukan merupakan konsep yang baru. Teknik perakitan di pabrik-pabrik dan perancangan sirkuit untuk alat-alat elektronik adalah dua contoh baru konsep ini yang banyak digunakan di industri-industri. Konsep ini memang relatif masih baru digunakan dalam mengembangkan sistem informasi untuk dihasilkan produk sistem yang memuaskan pemakainya. Melalui pendekatan terstruktur, permasalahan permasalahan yang kompleks dalam organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat pada waktunya, sesuai dengan anggaran biayanya, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik (bebas kesalahan).
•    Dari Bawah Ke Atas (Bottom-up Approach)
Pendekatan ini dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik kelevel atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini ciri-ciri dari pendekatan klasik. Pendekatan dari bawah ke atas bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah data analysis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti datanya.
•    Pendekatan Dari Atas Ke Bawah (Top-down Approach)
Pendekatan Dari Atas Ke Bawah (Top-down Approach) dimulai dari level atas organisasi, yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. Langkah selanjutnya dari pendekatan ini adalah dilakukannya analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi ditentukan, maka proses turun kepemrosesan transaksi, yaitu penentuan output, input, basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri pendekatan terstruktur. Pendekatan atas-turun bila digunakan pada tahap analis sistem disebut juga dengan istilah decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih dahulu, kemudian data yang perlu diolah didefinisikan menyusul mengikuti informasi yang dibutuhkan.
•    Pendekatan Sepotong (piecemeal approach)
Pengembangan yang menekankan pada suatu kegiatan/aplikasi tertentu tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tidak memperhatikan sasaran organisasi secara global (memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja).
•    Pendekatan Sistem (systems approach)
Memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan/aplikasinya dan menekankan sasaran organisasi secara global.
•    Pendekatan Sistem menyeluruh (total-system approach)
Pendekatan pengembangan sistem serentak secara menyeluruh, sehingga menjadi sulit untuk dikembangkan (ciri klasik).
•    Pendekatan Moduler (modular approach)
Pendekatan dengan memecah sistem komplek menjadi modul yang sederhana, sehingga sistem lebih mudah dipahami dan dikembangkan, tepat waktu, mudah dipelihara (ciri terstruktur)
•    Lompatan jauh (great loop approach)
Pendekatan yang menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih, sehingga mengandung resiko tinggi, terlalu mahal, sulit dikembangkan karena terlalu komplek.
•    Pendekatan Berkembang (evolutionary approach)
Pendekatan yang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja dan terus dikembangkan untuk periode berikutnya mengikuti kebutuhan dan teknologi yang ada.

Keuntungan pendekatan terstruktur:
•    Mengurangi kerumitan masalah (reduction of complexity).
•    Konsep mengarah pada sistem yang ideal (focus on ideal).
•    Standarisasi (standardization).
•    Orientasi ke masa datang (future orientation).
•    Mengurangi ketergantungan pada disainer (less reliance on artistry).

Metodologi Pengembangan Sistem
Metodologi adalah kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan, postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau disiplin lainnya. Metode adalah suatu cara, teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metodologi Pengembangan sistem berarti metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat (kerangka pemikiran) yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi. Urutan-urutan prosedur untuk pemecahan masalah dikenal dengan istilah Algoritma. Metodologi pengembangan sistem adalah metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat (dalil) yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi.
Klasifikasi dari metodologi :
a)    Functional decomposition methodologies
Metodologi ini menekankan pada pemecahan dari sistem ke dalam subsistem-subsistem yang lebih kecil, sehingga akan lebih mudah untuk dipahami, dirancang dan ditetapkan. Yang termasuk dalam kelompok metodologi ini adalah :
•    HIPO (Hierarchy plus Input Process Output)
•    Stepwise Refinement (SR) atau Iterative Stepwise Refinement (ISR)
•    Information Hiding
b)    Data Oriented Methodologies
Metodologi ini menekankan pada karakteristik dari data yang akan diproses. Dikelompokkan ke dalam dua kelas, yaitu :
•    Data flow oriented methodologies, sistem secara logika dapat digambarkan secara logika dari arus data dan hubungan antar fungsinya di dalam modul-modul di sistem. Yang termasuk dalam metodologi ini adalah :
–    SADT (Structured Analysis and Design Techniques)
–    Composite Design
–    SSAD (Structured System Analysis and Design)
•    Data Structured oriented methodologies
Metodologi ini menekankan struktur dari input dan output di sistem. Yang termasuk dalam metodologi ini adalah :
–    JSD (Jackson’s System Development)
–    W/O (Warnier/Orr)
c)    Prescriptive Methodologies
Yang termasuk dalam metodologi ini adalah:
ISDOS (Information System Design dan Optimization System), merupakan perangkat lunak yang dikembangkan di University of Michigan. Kegunaan dari ISDOS adalah mengotomatisasi proses pengembangan sistem informasi. ISDOS mempunyai dua komponen, yaitu :
•    PSL (Program Statement Language), merupakan komponen utama dari ISDOS, yaitu suatu bahasa untuk mencatat kebutuhan pemakai dalam bentuk machine readable form. PSL dirancang sehingga output yang dihasilkannya dapat dianalisis oleh PSA. PSL merupakan bahasa untuk menggambarkan sistemnya dan bukan merupakan bahasa pemrograman prosedural.
•    PSA (Program Statement Analyzer) merupakan paket perangkat lunak yang mirip dengan kamus data (data dictionary) dan digunakan untuk mengecek data yang dimasukkan, disimpan, dianalisis dan yang dihasilkan sebagai output laporan.
Alat dan Teknik Pengembangan Sistem
Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk grafik diantaranya adalah :
a)    HIPO diagram
b)    Data flow diagram
c)    Structured chart
d)    SADT diagram
e)    Warnier / Orr diagram
f)    Jackson’s diagram
Beberapa alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu dapat digunakan disemua metodologi yang ada. Alat-alat ini berupa suatu bagan, diantaranya :
a)    Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting) :
•    Bagan alir sistem (System Flowchart)
•    Bagan alir program (Program Flowchart)
–    Bagan alir logika program (Program logic Flowchart)
–    Bagan alir program komputer (Detailed computer program Flowchart)
•    Bagan alir kerta kerja (Paperwork Flowchart) atau disebut juga Bagan alir formulir
•    Bagan alir hubungan database (Database relationship Flowchart)
•    Bagan alir proses (Process Flowchart)
•    Gant chart
b)    Bagan untuk menggambarkan tata letak (Layout charting)
c)    Bagan untuk menggambarkan hubungan personil (Personal relationhip charting):
•    Bagan distribusi kerja (Working distribution chart)
•    Bagan organisasi (Organization chart)

Teknik yang digunakan untuk pengembangan sistem diantaranya:
a)    Teknik manajemen proyek, yaitu CPM (Critical Path Method) dan PERT (Program Evaluation and Review Technique). Teknik ini digunakan untuk penjadwalan proyek.
b)    Teknik untuk menemukan fakta (Fact finding technique), yaitu teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data dan menemukan fakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem yang ada. Teknik ini diantaranya adalah:
•    Wawancara (Interview)
•    Persiapan yang dilakukan :
•    buat janji pertemuan
•    pastikan orang yang akan diwawancarai
•    pokok permasalahan
•    Pada saat wawancara yang perlu diperhatikan :
•    Siapa yang akan diwawancarai
•    Pokok permasalahan
•    Tanggapan
•    Kapan akan bertemu kembali
•    Observasi (Observation)
•    Daftar pertanyaan (Questionaires)
•    Pengumpulan Sampel (Sampling)

c)    Teknik analisis biaya/manfaat (Cost Effectiveness Analysis atau Cost Benefit Analysis) adalah suatu teknik yang digunakan untuk menghitung biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi seperti ;
•    Biaya pengadaan
•    Biaya persiapan
•    Biaya proyek
•    Biaya operasi
Serta manfaat yang didapat dari sistem informasi seperti ;
•    Manfaat mengurangi biaya
•    Manfaat mengurangi kesalahan
•    Manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas
•    Manfaat meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen

d)    Teknik Inspeksi / Walkthrough
Proses dari analisis dan desain sistem harus diawasi. Pengawasan ini dapat dilakukan dengan cara memverifikasi hasil dari setiap tahap pengembangan sistem. Verifikasi hasil kerja secara formal disebut dengan Inspeksi (inspection) sedangkan yang tidak formal disebut Walkthrough.
Penyebab kegagalan pengembangan sistem :
a)    Kurangnya penyesuaian pengembangan sistem
b)    Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakai
c)    Kurang sempurnanya evaluasi kualitas dan analisis biaya
d)    Adanya kerusakan dan kesalahan rancangan
e)    Penggunaan teknologi komputer dan perangkat lunak yg tidak direncanakan dan pemasangan teknologi tidak sesuai
f)    Pengembangan sistem yang tidak dapat dipelihara
g)    Implementasi yang direncanakan dilaksanakan kurang baik

7.    Pemeliharaan / Perawatan Sistem
Pemeliharaan sistem informasi adalah suatu upaya untuk memperbaiki, menjaga, menanggulangi, mengembangkan sistem yang ada. Pemeliharaan ini di perlukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja sistem yang kita ada agar dalam penggunaannya dapat optimal. Berikut ini beberapa pengertian lain tentang pemeliharaan sistem dari beberapa sumber :
•    Merupakan siklus terakhir dari SDLC.
•    Pemeriksaan periodik, audit dan permintaan pengguna akan menjadi source untuk melakukan perawatan sistem diseluruh masa hidup sistem
Pemeliharaan sistem merupakan cara terbaik untuk menjaga efiensi sistem yang sudah ada. Seperti kata pepatah, lebih baik memelihara dari pada mengganti. Berikut merupakan beberapa alasan mengapa kita perlu memelihara sistem yang ada :
•    Agar dapat meningkatkan sistem / kinerja sistem
•    Menyesuaikan dengan perkembangan, agar sistem yang ada tidak tertinggal
a)    Jenis – jenis pemeliharaan sistem meliputi :
•    Pemeliharaan korektif adalah pemeliharaan yang mengkoreksi kesalahan – kesalahan yang ditemukan pada sistem, pada saat sistem di jalankan / berjalan.
•    Pemeliharaan adaptif Yaitu pemelihaaan yang bertujuan untuk menyesuaikan perubahan yang terjadi
•    Pemeliharaan perfektif Pemeliharaan ini bertujuan untuk menigkatkan cara kerja suatu sistem
•    Pemeliharaan preventif Pemeliharaan ini bertujuan untuk menangani masalah-masalah yang ada
b)    Siklus Hidup Pemeliharaan Sistem (SMLC) :
•    Permintaan Perubahan
•    Mengubah permohonan pemeliharaan menjadi suatu perubahan
•    Menspesifikasi perubahan
•    Membangun pengganti
•    Menguji pengganti
•    Melatih pengguna dan melakukan tes penerimaan
c)    Prosedur pemeliharaan sistem
•    DLC (system development life cycle), merupakan tahapan dalam pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem dan programer dalam membangun sistem informasi. SDLC terdiri dari enam tahap yaitu :
–    Perencanaan sistem
–    Analisis sistem
–    Rancangan sistem general (atau konseptual)
–    Evaluasi dan pemilihan sistem
–    Rancangan sistem terinci (atau fungsional)
–    Implementasi sistem
•    SWDLC (software development life cycle)
SWDLC terdiri dari tiga tahap, yaitu :
–    Perancangan perangkat lunak
–    Penyandian perangkat lunak
–    Pengujian perangkat lunak
•    Bahasa pemrograman standar
Bahasa pemrograman standart yang digunakan untuk memudahkan dalam pemeliharaan sistem adalah bahasa c, dan cobol
•    Case tools untuk memelihara Sistem :
–    Forward engineering, proses ini menerapkan prinsip – prinsip rekayasa perangkat lunak
–    Reverse Engineering, adalah sistem penganalisaan untuk mengidentisfikasi komponen-komponen sistem
–    Reengineering, rekayasa ulang / Perubahan / pengulangan bagaimana cara suatu sistem menyelesaikan masalah – masalah
–    Restrukturing, merupakan penataan / pembenahan kembali suatu sistem
–    Maintenance Expert Systems
d)    Pemeliharaan sistem yang baik
Pemeliharaan sistem yang baik adalah pemeliharaan yang dilakukan secara rutin dan tepat waktu (terjadwal), dll.
e)    CMS (content management sistem)
CMS adalah Sebuah sistem yang memberikan kemudahan kepada para penggunanya dalam mengelola dan mengadakan perubahan isi. CMS berguna untuk :
•    Mendisain
•    Mengembangkan sistem / content

II.    Pengembangan Sistem Informasi Secara Insourching
Sistem informasi manajemen menitikberatkan pada informasi untuk suatu keputusan terstruktur atau informasi yang dapat diantisipasi. Hal tersebut mungkin tampak sederhana, tetapi sebenarnya menyediakan informasi untuk membantu manajer-manajer membuat keputusan-keputusan adalah tugas yang sangat sulit dan kompleks. Sistem informasi manajemen memainkan peranan penting dalam penyusunan rencana strategis, pembuatan keputusan, dan pengontrolan kegiatan-kegiatan untuk dapat mengukur tingkat keberhasilannya.
In-sourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya.
A.    Kelebihan Insourching
Keunggulan dalam menerapkan metode in-sourcing diantaranya :
1.    Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
2.    Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
3.    Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
4.    Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
5.    Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
6.    Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
7.    Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
8.    Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.

B.    Kelemahan Insourching
Kelemahan dalam menerapkan metode in-sourcing adalah :
1.    Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi.
2.    Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
3.    Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
4.    Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
5.    Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
6.    Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).
III.    Pengembangan Sistem Informasi Secara Outsourching
Dalam pengertian umum, istilah outsourcing (Alih Daya) diartikan sebagai contract (work) out seperti yang tercantum dalam Concise Oxford Dictionary, sementara mengenai kontrak itu sendiri diartikan sebagai berikut: “ Contract to enter into or make a contract. From the latin contractus, the past participle of contrahere, to draw together, bring about or enter into an agreement.” (Webster’s English Dictionary). Pengertian outsourcing (Alih Daya) secara khusus didefinisikan oleh Maurice F Greaver II, pada bukunya Strategic Outsourcing, A Structured Approach to Outsourcing: Decisions and Initiatives, dijabarkan sebagai berikut : “Strategic use of outside parties to perform activities, traditionally handled by internal staff and respurces”. Menurut definisi Maurice Greaver, Outsourcing (Alih Daya) dipandang sebagai tindakan mengalihkan beberapa aktivitas perusahaan dan hak pengambilan keputusannya kepada pihak lain (outside provider), dimana tindakan ini terikat dalam suatu kontrak kerjasama. Beberapa pakar serta praktisi outsourcing (Alih Daya) dari Indonesia juga memberikan definisi mengenai outsourcing, antara lain menyebutkan bahwa outsourcing (Alih Daya) dalam bahasa Indonesia disebut sebagai alih daya, adalah pendelegasian operasi dan manajemen harian dari suatu proses bisnis kepada pihak luar (perusahaan jasa outsourcing). Pendapat serupa juga dikemukakan oleh Muzni Tambusai, Direktur Jenderal Pembinaan Hubungan Industrial Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi yang mendefinisikan pengertian outsourcing (Alih Daya) sebagai memborongkan satu bagian atau beberapa bagian kegiatan perusahaan yang tadinya dikelola sendiri kepada perusahaan lain yang kemudian disebut sebagai penerima pekerjaan.
A.    Kelebihan  Outsourcing
1.    Perusahaan dapat fokus pada core business-nya dengan tetap menikmati nilai-nilai positif dari sistem dan teknologi informasi.
2.    Teknologi yang maju. IT outsourcing memberikan akses kepada organisasi klien berupa kemajuan teknologi dan pengalaman personil.
3.    Waktu yang digunakan menjadi lebih singkat untuk ketetapan dalam organisasi
4.    Dapat memenuhi kebutuhan perusahaan akan personil IT yang handal
5.    Biaya variabel dapat diubah menjadi biaya tetap dan membuat biaya variabel menjadi lebih mudah diprediksi dan perusahaan dapat menentukan tingkatan kualitas yang ingin dicapainya.
6.    Akses kepada hak-hak intelektual dan pengalaman dan pengetahuan yang luas karena Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini dan pihak outsourcer memilikinya.
7.    Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal, karena outsourcermemang spesialisasi dan ahli di bidang tersebut. vendor dapat menyediakan solusi menggunakan personilnya, infrastruktur, jasa pengintegrasian, dan jasa pendukung. Vendor yang berpengalaman khususnya jenis jasa, banyak menguji sistem dan permasalahan potensial sehingga dapat diantisipasi lebih baik.
8.    Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan yang dimiliki olehoutsourcer.
9.    Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi.
10.    Meminimalkan risiko kegagalan investasi yang mahal
11.    Katalisator dalam melakukan sebuah perubahan besar yang mungkin tidak dapat diperoleh jika dilakukan sendiri oleh internal perusahaan.
12.    Meminimalkan resiko melalui sharing risk kepada pihak ketiga.
13.    Penggunaan sumber daya Sistem Informasi belum optimal. Jika ini terjadi, perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya
B.    Kelemahan Outsourcing Antara Lain :
1.    Tidak secara fleksibel akan mampu menangani permasalahan-permasalahan yang unik dalam perusahaan
2.    Rentan dapat ditiru oleh pesaing lain bila aplikasi yang dioutsourcingkan adalah aplikasi strategik
3.    Kesepakatan dari kontraktual outsourcing harus berjangka waktu lama untuk menjamin keamanan data dan kelanggengan sistem yang sudah berjalan.
4.    Memerlukan waktu, kordinasi dan biaya dalam melakukan perubahan terhadap isi dari kesepakatan kerja sebelumnya.
5.    Adanya kecenderungan outsourcer untuk merahasiakan sistem yang digunakan dalam membangun sistem informasi bagi pelanggannya agar jasanya tetap digunakan.
6.    Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang dioutsourcekan. Dalam kasus seperti bila aplikasi tersebut merupakan aplikasi yang harus memerlukan penanganan khusus dan cepat maka harus terlebih dahulu menghubungi pihakvendor.
7.    Memiliki ketergantungan kepada pihak ketiga (pengembang dan pengelola) sehingga cukup sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sudah berjalan saat ini (memerlukan waktu dan tenaga).
8.    Memungkinkan terjadinya pencurian atau hilangnya sistem dan data yang perusahaan sehingga merugikan perusahaan

C.    Dampak positif Outsourcing antara lain:
1.    Jasa yang diberikan dari pegawai outsourcing kepada perusahaan lebih berkualitas
2.    Tidak perlu menyeleksi pekerja (pekerja outsourcing sudah berkualitas)
3.    Resiko yang ditanggung perusahaan kecil
4.    Biaya tidak terlalu besar

D.    Dampak negatif Outsourcing antara lain:
1.    Tidak bisa menangani masalah-masalah unik di perusahaan
2.    Dapat terjadinya pencurian oleh pegawai outsourcing yang dapat merugikan perusahaan
3.    Memerlukan waktu dan biaya yang cukup besar
4.    Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang dioutsourcekan

IV.    Kesimpulan
Pengembangan sistem informasi dalam perusahaan dapat dilakukan melalui tiga metode yaitu in-sourcing, co-sourcing, dan out-sourcing. Perusahaan harus berhati-hati dalam hal pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Perusahaan dapat membandingkan advantage dan disadvantage dari ketiga alternatif tersebut. Masing-masing metode memiliki keunggulan dan kelemahan tersendiri. Pemilihan terhadap salah satu metode pengembangan sistem informasi tersebut dipengaruhi oleh banyak faktor, diantaranya ketersediaan dana dan kemampuan tenaga kerja.
Metode insourcing sebaiknya digunakan ketika perusahaan yakin bahwa metode tersebut memang tepat. Beberapa keunggulan dari insourcing yaitu bahwa karena yang mengembangkan sistem informasi adalah karyawan yang bekerja di perusahaan itu maka ia mengerti dan paham mengenai apa yang dibutuhkan perushaan, selain itu perusahaan juga menghemat biaya tenaga kerja. Tetapi perlu dipikirkan juga bahwa pengembangan tersebut tidak akan menggangu pekerjaan rutin si karyawan, sehingga pengerjaannya akan fokus. Apabila ternyata mengganggu maka akan mengakibatkan pengembangan tersebut justru memakan waktu yang lama.
Proses outsourcing sebaiknya dikomunikasikan dan diinformasikan kepada berbagai divisi yang ada pada perusahaan tersebut termasuk staff bagian IT, sehingga ketika outsourcing dilaksanakan para staff memahami pentingnya keahlian dan teknologi baru bagi perusahaan mereka dan  di dorong untuk memperoleh keahlian baru tersebut. Salah satu contoh keberhasilan outsourcing yaitu, American Standard yang melaporkan bahwa dalam setahun dapat menghemat $2 juta karena melakukan outsourcing terhadap operasi keuangan dan penggajian (Laudon & Laudon, 1998).
Kunci utama dalam kesuksesan outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat (choose the right vendor) karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial.
Daftar Pustaka
–    O’Brien. J. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Salemba Empat. Jakarta.
–    O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7th Ed., McGraw-Hill/Irwin. New York.
–    Raharjo. B. 2002. Memahami Teknologi Informasi. PT. Elex Media Komputindo. Jakarta.

Skip to toolbar